Mit mehr als 5000 Kunden hat sich Expensya schnell zum Hauptakteur für das Management von Spesen- und Reisekostenabrechnungen entwickelt. Seit 5 Jahren begleitet das französisch-tunesische Scale-up Unternehmen aller Größen aus allen Branchen bei ihrer Digitalisierung der Ausgabenüberwachung. Expensya bietet innovative Lösungen, die auf künstlicher Intelligenz basieren, für die Erkennung von Rechnungen und die Verwaltung von Fahrtkosten, was die Bearbeitung und Bestätigung der Ausgaben erleichtert.

 

Auswirkung:

• Erkennung von Adressen in Echtzeit für mehr als 100 Länder
• Reduzierung des Fehlerrisikos im Falle einer Steuerprüfung
• Archivierung von kartografischen Daten

 

Wichtiges Ergebnis:

• Reduzierung der Eingabezeit für die Spesenabrechnungen der Kunden um 90 %

 

Die Digitalisierung der Eingabe und der Bearbeitung der Spesenabrechnungen beschränkt sich nicht nur auf einfache Rechnungen. Es geht auch um Kilometergeld, das die Unternehmen den Mitarbeitern entsprechend der für die Geschäftsreise zurückgelegten Strecke erstatten. „Jedes Land hat seine eigenen Regeln mit zahlreichen Kriterien, die das Thema für die Unternehmen sehr kompliziert gestalten. Aufgrund dieser Komplexität benötigt man eine sehr gute, benutzerfreundliche Standortbestimmung und eine vollständige Datenbank, in der man jede Adresse eines kleinen Dorfes, aber auch auf lokaler, regionaler und nationaler Ebene finden kann“, erklärt Karim Jouini, Gründer von Expensya.

Ein Mehrwert von Expensya ist die Möglichkeit, in nur wenigen Sekunden das Bild einer Rechnung ins System aufzunehmen. Das bedeutet, dass die App den Ort der Ausgabe automatisch lokalisieren und sie mit dem Kontext des Benutzers verbinden kann und zwar schneller, als jeder Wirtschaftsprüfer, der nur eine Rechnung zur Verfügung hat. Expensya erkennt, welcher Ort der Rechnung entspricht. Die App liest die Adresse des Kauforts auf dem Beleg und vergleicht sie mit der Datenbank von Maps Places API. „Durch die Standortdaten, die auf den Rechnungen stehen oder von Mitarbeitern eingegeben werden, verfügt Expensya über eine hohe Genauigkeit für die Anerkennung und Konformität der Rechnungen“, erklärt der CEO.

 

Google Maps Platform bietet Relevanz und eine kontinuierliche Erfahrung

Expensya andere Lösungen ausprobiert hat, hat sich das Unternehmen 2016 für Google Maps Platform entschieden. „Google Maps garantiert uns eine Verfügbarkeit von 99,9 %. Google Maps ist tatsächlich schnell und robust, was für Expensya besonders wichtig ist, da unsere Rechnungsbearbeitungsprozesse in Echtzeit durchgeführt werden. Wir haben keine Zeit, darauf zu warten, dass die Adresse geschickt, analysiert und anschließend ausgewertet wird, bevor wir eine Antwort erhalten und Google liefert uns diese Robustheit. Der andere Grund für unsere Entscheidung war die Beliebtheit von Google Maps bei unseren Nutzern, die an die grafische Oberfläche der Karte gewöhnt sind“, erklärt Karim Jouini.

Der dritte Grund, der Expensya überzeugt hat, ist die globale Adressdatenbank Maps Places API, dank der die Lösung eine einzige Datenbank für die Adressüberprüfung nutzen kann. „Unsere Lösung für die Digitalisierung von Rechnungen wird in über 100 Ländern verwendet. Maps Places API gibt uns diese Relevanz kontinuierliche Erfahrung in diesen 100 Ländern“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

Für die Durchführung der unterschiedlichen Bearbeitungsschritte der Spesenabrechnungen verwendet Expensya verschiedene APIs von Google Maps Platform wie Maps Geocoding API zur Visualisierung der Rechnungsadressen auf einer Karte. Was das Kilometergeld angeht, so haben die Nutzer Zugang zu einem Modul, das Maps Directions API für die Rekonstruktion der Routen, die aus mehreren Etappen bestehen, nutzt. Die App nutzt auch die Maps Distance Matrix API  zur Messung der zurückgelegten Strecken.

Der Nutzer verwendet die Texterkennung (Autocomplete) von Maps Places API, die die aktuellste Adressdatenbank des Markts abfragt und so Fehler vermeidet. Expensya greift auch vor den Ausgaben bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise ein. „Expensya berechnet mit den vom Nutzer angegebenen Informationen (Startadresse und Zielort) und mithilfe von Google Maps Platform das Kilometergeld oder die Spesen pro Tag (Frühstück, Mittagessen usw.) gemäß den nationalen Sätzen“, erklärt der Mitgründer.

 

“ Unsere Lösung für die Digitalisierung von Rechnungen wird in über 100 Ländern verwendet. Maps Places API gibt uns diese Relevanz und kontinuierliche Erfahrung in diesen 100 Ländern „

— Karim Jouini,
CEO bei Expensya

 

Die Überprüfung einer Ausgabe mithilfe des geografischen Kontexts automatisieren

Maps Distance Matrix API für die Routenberechnung wird zur Schätzung der bis zu dem vom Nutzer angegebenen Zielort zurückgelegten Strecke verwendet. Die App nutzt Maps Geocoding API auch zur Standortbestimmung von Adressen, die mithilfe der optischen Zeichenerkennung von den Rechnungen übernommen werden. Die App überprüft ihre Übereinstimmung mit dem Kontext der Ausgaben, indem sie mit der Adressdatenbank von Maps Places API verglichen werden. Expensya kann bestätigen, dass es sich um eine „normale“ Ausgabe handelt, da das Programm die Vergangenheit des Mitarbeiters kennt und künstliche Intelligenz für diese Arbeit nutzt. „Wir wissen, dass die Preise in Barcelona im Februar höher sind, weil in diesem Zeitraum viele Veranstaltungen stattfinden. Im Dezember ist dies nicht der Fall. Wir verfahren genauso mit den von Google Maps Platform verarbeiteten Ausgaben, damit die Manager nur noch das validieren müssen, was für Probleme sorgen könnte“, erklärt Karim.

Das Straßennetz ändert sich jeden Tag. Bei einer Kontrolle kann es schwierig sein, die vom Nutzer zurückgelegte Strecke zu finden, oder zu erklären, warum eine Strecke zu einem gewissen Zeitpunkt eine gewisse Kilometeranzahl betrug, die heute anders ist. Dazu kann Expensya auf Maps Static API zurückgreifen und somit Nachweise speichern, die unterzeichnet und archiviert werden, denn das Unternehmen ist bei der URSSAF (frz. Sozialversicherung) als „Unternehmen für die Archivierung mit Beweiskraft“ anerkannt. Zugunsten der Benutzerfreundlichkeit findet die Visualisierung der Informationen mit Maps Javascript API statt.

Mit Google Maps Platform kann Expensya die gefürchtete Phase der Steuerprüfung für die Unternehmen verlässlich gestalten. „Wir können bei unseren Kunden beobachten, dass das Management der Spesenabrechnungen nicht harmonisiert ist. Das Management der unterschiedlichen Ausgaben (Restaurantgutscheine, Kilometergeld usw.) ist sehr komplex für die Unternehmen. Es ist eine Art Achillesferse und könnte zu einem wahren Problem werden. Die entsprechenden Beträge können 8-9 % der Lohnsumme betragen und diese Ausgaben werden als Vergünstigungen betrachtet, die versteuert werden müssen“, sagt Karim. Fehler können einen teuer zu stehen kommen. Was das Kilometergeld angeht, so berechnet Expensya die Strecke mithilfe von Maps Directions API, das eine Grundlage für die Erstattung darstellt. Der Nutzer muss nur die Start- und Zieladressen eingeben. Dank der Digitalisierung des Kostenmanagements kann der Steuerprüfer schnell überprüfen und sich von der Korrektheit der berichteten Informationen überzeugen. Bei einer Überprüfung bedeutet das eine große Zeitersparnis und ein praktisch eliminiertes Fehlerrisiko.

 

Zeitersparnis für die Nutzer und eine zuverlässige Dateneingabe

„Mit Expensya benötigen die Mitarbeiter 90 % weniger Zeit und unser Wunsch ist eine Zeitersparnis von 100 %“, sagt Karim Jouini. Er fügt hinzu: „Es ist also unser Ziel, sie vergessen zu lassen, dass es sich um eine Spesenabrechnung handelt“. Google Maps Platform spielt eine wichtige Rolle für diese Zeitersparnis. Die Teams von Expensya konnten dank der Nutzung einer guten Kartografielösung zu Beginn eine Zeitersparnis von 50 % für das Kilometergeld erzielen. Die anderen Vorteile kommen von der Benutzererfahrung (UX) zur Erleichterung der Ausgabenerklärung. Mit Expensya sparen auch die anderen Beteiligten, die Manager und Rechnungsprüfer, Zeit. Außerdem eliminiert die App beinahe 100 % der Steuer- und sozialen Risiken. Und natürlich darf auch die Zuverlässigkeit der optischen Zeichenerkennung von Maps Places API nicht vergesse werden: „Als wir Maps Places API zur Rechnungserkennung hinzugefügt haben, konnten wir 30 % der Fehler eliminieren. Das ist außergewöhnlich und bedeutet, dass es keine Zweifel bezüglich des Standorts der Lieferanten mehr gibt“, erinnert der Geschäftsführer von Expensya.

Die Standortbestimmung ist sehr wichtig für die App, ohne jedoch eine kritische Information zu sein. „Es handelt sich um qualitative Daten, die die anderen Daten schlicht und einfach zuverlässiger machen“, erklärt Karim Jouini.

Expensya ist mit der Einführung von Google Maps Platform von der kostenlosen Verwendung von Google Maps auf die kostenpflichtige Version umgestiegen. Für diesen Wandel hat sich das französisch-tunesische Unternehmen auf die Beratung und das Know-how von Web Geo Services verlassen. Aufgrund der Preisentwicklung hat sich das Start-up Gedanken zur Implementierung der unterschiedlichen API gemacht, die aus technischen und Haushaltserwägungen verwendet werden.

Seit seiner Gründung verzeichnet Expensya ein rasantes Wachstum und muss sich nun, wie viele Start-ups, den Folgen dieses immensen Wachstums stellen. Dazu gehören ein steigender Kundenstamm und die Notwendigkeit, neue Talente anzulocken, ohne zu vergessen, die App zu warten, zu entwickeln und zu erweitern. „In 12 Monaten haben wir alles verfünffacht“, stellt der Mitgründer von Expensya klar. „Die Zukunft von Expensya liegt in der Ausstattung seiner Kunden mit in die App integrierten Zahlungslösungen, die die Eingabe der Spesen weiter reduzieren werden. Wir automatisieren alles von der Genehmigungsanfrage über die Zahlung, die Rechnung und den Audit bis hin zur Rechnungsprüfung“, fasst Karim Jouini zusammen. Einige Kunden testen dieses Tool bereits und es sollte bis Anfang 2021 betriebsbereit sein.