Con más de 5000 clientes, Expensya se ha establecido rápidamente como un actor clave en la gestión de los viajes y gastos profesionales. A lo largo de los últimos 5 años, la scale-up francotunecina ha respaldado a empresas de toda envergadura y todos los sectores en su proceso de digitalización del seguimiento de gastos. Expensya ofrece soluciones innovadoras basadas en la inteligencia artificial para el reconocimiento de facturas y la gestión de los gastos de kilometraje, lo que facilita el procesamiento y la validación de los gastos.

 

Impacto:

• Reconocimiento de direcciones en tiempo real en más de 100 países
• Reducción del riesgo de error en caso de inspección fiscal
• Archivo de datos cartográficos

 

Resultado clave:

• Una reducción del 90 % del tiempo dedicado a la introducción de datos sobre informes de gastos de sus clientes

 

La digitalización de la captura y el procesamiento de los informes de gastos no se limita solo a las facturas, sino que también abarca los complementos por kilometraje que la empresa paga al empleado en función de los kilómetros recorridos en sus desplazamientos profesionales. «Cada país tiene sus propia normativa, con una amplia variedad de criterios, que generan una verdadera complejidad para las empresas. Para responder a esta complejidad, se necesita una muy buena geolocalización, intuitiva en su uso, y una base de datos completa, que permita encontrar cualquier dirección, desde un pequeño pueblo hasta la región, el Estado o el país», apunta Karim Jouini, fundador de Expensya.

Uno de los valores añadidos de Expensya radica en su capacidad de integrar la fotografía de una factura en el sistema en cuestión de segundos, lo que permite a la aplicación localizar automáticamente la ubicación del gasto para conectarlo al contexto del usuario más rápidamente que un contable, que solo dispone de una factura para conciliar el gasto. Expensya sabe reconocer a qué establecimiento corresponde la factura. La aplicación es capaz de identificar la dirección del lugar de compra en el recibo y compararla con la base de datos de Maps Places API . «Los datos de localización, tanto si proceden de las facturas como si los introduce el empleado, garantizan la auténtica precisión de Expensya para el reconocimiento de facturas y su conformidad», explica el director general.

 

Google Maps Platform para garantizar la relevancia y la continuidad de la experiencia

Expensya se decantó por Google Maps Platform en 2016 después de probar otras aplicaciones. «Google Maps nos garantiza una disponibilidad del 99,9 %, por lo que realmente permite garantizar la rapidez y la solidez, habida cuenta de que los procesos de Expensya se ejecutan en tiempo real a partir de las facturas. No tenemos tiempo para esperar a que la dirección enviada sea analizada e interpretada antes de enviarnos una respuesta, y Google nos proporciona esta solidez. La otra razón por la que elegimos Google Maps es por su popularidad entre nuestros usuarios, que están acostumbrados a la interfaz gráfica del mapa», explica Karim Jouini.

La tercera razón que convenció a Expensya es la base de datos de direcciones mundiales de Maps Places API, que permite a la solución utilizar una única base de datos para la verificación de direcciones. «Nuestra solución de digitalización de facturas se utiliza en más de 100 países. Maps Places API nos aporta esta relevancia y garantiza la continuidad de la experiencia en esos 100 países», añade el director general.

Para realizar las diferentes etapas del tratamiento de los informes de gastos, Expensya se basa en distintas API de Google Maps Platform, como Maps Geocoding API para visualizar las direcciones de una factura en un mapa. En el caso de los gastos de kilometraje, los usuarios tienen acceso a un módulo que utiliza Maps Directions API para trazar sus desplazamientos cuando estos constan de varias etapas. La aplicación utiliza también Maps Distance Matrix API para determinar las distancias recorridas.

El usuario utiliza la introducción predictiva de información (autocomplete) de Maps Places API, que consulta la base de direcciones más actualizada del mercado para evitar errores. Expensya interviene también en las etapas previas a los gastos para preparar un desplazamiento. «Gracias a la información introducida por el usuario (dirección de salida y llegada) y a Google Maps Platform, Expensya puede calcular el importe de las dietas (desayuno, almuerzo, etc.) en función de los baremos nacionales o calcular los gastos de kilometraje», detalla el cofundador.

 

» Nuestra solución de digitalización de facturas se usa en más de 100 países. Maps Places API nos aporta esta relevancia y garantiza la continuidad de la experiencia en esos 100 países «

— Karim Jouini,
CEO de Expensya

 

Automatizar la verificación de un gasto gracias a su contexto geográfico

Maps Distance Matrix API, una API de cálculo de distancias, se utiliza para estimar la distancia hasta la ubicación indicada por el usuario. La aplicación también utiliza Maps Geocoding API para localizar direcciones reconocidas por el software de reconocimiento óptico de caracteres directamente a partir de las facturas. La aplicación comprueba su coherencia con el contexto del gasto, comparándolas con la base de direcciones de la Maps Places API. Expensya es capaz de confirmar que el gasto es «normal», porque tiene el historial del empleado y emplea inteligencia artificial para esta tarea. «Sabemos que, en febrero, los precios en Barcelona son más altos debido a los numerosos eventos organizados en esa época, lo que no ocurre en diciembre. Hacemos lo mismo con los gastos tratados con Google Maps Platform para que los gerentes solo tengan que validar los aspectos problemáticos», explica Karim.

La red de carreteras cambia cada día. En caso de control, puede ser difícil rastrear el viaje del usuario, o averiguar por qué una distancia es de tantos kilómetros en una fecha determinada cuando en la actualidad es diferente. Para ello, Expensya utiliza Maps Static API, la cual guarda pruebas, que se firmarán y archivarán, ya que la empresa está reconocida como «entidad de archivo con valor probatorio» por la Urssaf (Unión para la recaudación de las cotizaciones a la seguridad social y de subsidios familiares de Francia). La visualización de la información se realiza gracias a Maps Javascript API, para mayor comodidad del usuario.

Google Maps Platform permite a Expensya ampliar las garantías frente a las temidas inspecciones fiscales de las empresas. «Entre nuestros clientes, observamos que la gestión de los informes de gastos es relativamente heterogénea. Sin embargo, estos gastos diversos (cheques de comida, gastos de kilometraje, etc.) también son complejos de gestionar para las empresas y constituyen su talón de Aquiles, hasta el punto de suponer un verdadero riesgo para estas. Las cantidades implicadas pueden representar entre el 8 % y el 9 % de la masa salarial, y estos gastos se consideran prestaciones, por lo que están sujetos al pago de impuestos», señala Karim. Un error puede costar caro. En el caso de los gastos de kilometraje, por ejemplo, Expensya realiza el cálculo de la ruta con Maps Directions API, que servirá de base para el reembolso. El usuario solo tiene que introducir las direcciones de su lugar de salida y de llegada. Gracias a la digitalización de la gestión de datos, el inspector fiscal puede comprobar y percibir muy rápidamente de la seriedad de la información comunicada. Por tanto, se da un ahorro de tiempo real en caso de inspección al tiempo que prácticamente se suprime el riesgo de error.

 

Ahorrar tiempo a los usuarios y fiabilizar la introducción de datos

«Expensya permite ahorrar el 90 % del tiempo de los empleados, y aspiramos a llegar al 100 %» — afirma Karim Jouini, y continúa—: «en otras palabras, nuestro objetivo es lograr que olviden qué es un informe de gastos, simplemente». Google Maps Platform desempeña un papel fundamental en este ahorro de tiempo. En cuanto a los complementos por kilometraje, los equipos de Expensya han podido determinar que, al principio, el ahorro fue de alrededor del 50 % del tiempo solo gracias al uso de una buena solución cartográfica. El resto de los beneficios los aporta la experiencia de usuario para facilitar la etapa de declaración. Expensya también supone un ahorro de tiempo para los demás actores, en particular para el gerente y el contable. En segundo lugar, la aplicación elimina prácticamente el 100 % del riesgo fiscal y social. Sin olvidar la fiabilidad del programa de reconocimiento óptico de caracteres asociado a Maps Places API: «Cuando implementamos la API Places a la parte de reconocimiento de facturas, eliminamos el 30 % de los errores. Esto es muy significativo, porque elimina la ambigüedad sobre la ubicación de los proveedores», recuerda el director de Expensya.

La geolocalización es muy importante para la aplicación, pero no se considera un dato crítico. «Es un dato cualitativo que, simplemente, contribuye a la fiabilidad de los demás datos», explica Karim Jouini.

Expensya pasó de un uso gratuito de Google Maps a la versión de pago con la introducción de Google Maps Platform. La empresa francotunecina se benefició del asesoramiento y la experiencia de Web Geo Services para llevar a cabo esta transición. No en vano, la evolución de los precios ha llevado a la start-up a reflexionar sobre la manera de aplicar las diferentes API para utilizarlas de manera prudente, en virtud de consideraciones tanto técnicas como presupuestarias.

Expensya ha experimentado un rápido crecimiento desde su creación y, como muchas start-ups, debe hacer frente a los efectos vinculados a este hipercrecimiento, como el aumento del número de clientes y la necesidad para la empresa de atraer nuevos talentos sin olvidar el mantenimiento, desarrollo y enriquecimiento de la aplicación. «En 12 meses, todo se multiplicó por 5 —señala el cofundador de Expensya—. El futuro de Expensya consiste en equipar a los clientes con una solución de pago integrada en la aplicación, lo que reducirá aún más el registro de gastos profesionales. Automatizamos, desde la solicitud de autorización hasta la contabilidad, pasando por el pago, la factura y la inspección», concluye Karim Jouini. Algunos clientes ya están probando esta herramienta, que debería generalizarse a principios de 2021.