Avec plus de 5000 clients, Expensya s’est rapidement imposé comme un acteur incontournable de la gestion des frais et des déplacements professionnels. Depuis 5 ans, la Scale-up franco-tunisienne accompagne les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, dans leur processus de digitalisation du suivi des dépenses. Expensya propose des solutions innovantes qui s’appuient sur l’Intelligence Artificielle pour la reconnaissance des factures, la gestion des frais kilométriques ce qui facilite le traitement et la validation des dépenses.

 

Impact :

• Reconnaissance des adresses en temps réel sur plus de 100 pays
• Réduction du risque d’erreur en cas de contrôle fiscal
• Archivage des données cartographiques

 

Résultat clé :

• Réduction de 90% du temps de saisie des notes de frais de ses clients

 

Digitaliser la saisie et le traitement des notes de frais ne se limite pas seulement aux seules factures. ll y a aussi les indemnités kilométriques que l’entreprise reverse au collaborateur en fonction des kilomètres parcourus à l’occasion d’un déplacement professionnel. “Chaque pays a sa propre réglementation, avec de nombreux critères qui génèrent une réelle complexité pour les entreprises. Pour répondre à cette complexité, il faut une très bonne géolocalisation, intuitive dans son utilisation, et une base de données complète où l’on peut trouver n’importe quelle adresse, ça va du petit village jusqu’à la région, l’Etat, le pays”, précise Karim Jouini, le fondateur d’Expensya.

L’une des valeurs ajoutées d’Expensya réside dans sa capacité à intégrer la photographie d’une facture dans le système en quelques secondes. C’est-à-dire que l’application va savoir localiser automatiquement le lieu de la dépense pour la connecter au contexte de l’utilisateur plus rapidement qu’un expert comptable qui n’a qu’une facture pour réconcilier la dépense. Expensya sait reconnaître à quel endroit correspond la facture. L’application va savoir lire l’adresse du lieu de l’achat sur le justificatif et va la comparer la base de données de Maps Places API. “Les données de localisation qu’elles viennent, des factures ou saisies par le collaborateur, permettent à Expensya d’avoir une véritable précision sur la reconnaissance des factures et sur la conformité de cette facture”, explique le CEO.

 

Google Maps Platform pour offrir pertinence et continuité d’expérience

Expensya a porté son choix sur Google Maps Platform en 2016 après avoir essayé d’autres solutions. “Google Maps nous garantit une disponibilité à 99,9%. Donc il y a vraiment une capacité à être rapide et robuste, en sachant que pour Expensya, nos process sont exécutés en temps réel sur les factures. Nous n’avons pas le temps d’attendre que l’adresse envoyée soit analysée puis interprétée avant de nous renvoyer une réponse et Google nous apporte cette robustesse. L’autre raison qui a guidé notre choix vient de la popularité de Google Maps auprès de nos utilisateurs qui sont habitués à l’interface graphique de la carte”, explique Karim Jouini.

La troisième raison qui a convaincu Expensya est la base d’adresses mondiale Maps Places API qui permet à la solution d’utiliser une seule base de données pour la vérification d’adresses. “Notre solution de digitalisation des factures est utilisée dans plus de 100 pays. Maps Places API nous apporte cette pertinence et cette continuité d’expérience dans ces 100 pays là”, complète le PDG.

Pour réaliser les différentes étapes de traitement des notes de frais, Expensya s’appuie sur plusieurs APIs de Google Maps Platform comme Maps Geocoding API pour visualiser les adresses d’une facture sur une carte. Dans le cas des frais kilométriques, les utilisateurs ont accès à un module qui utilise Maps Directions API pour reconstituer leurs déplacements quand ils sont composés de plusieurs plusieurs étapes. L’application utilise également Maps Distance Matrix API pour mesurer les distances parcourues.

L’utilisateur utilise la saisie prédictive (autocomplete) de Maps Places API qui va interroger la base d’adresse la plus actualisée du marché, et ainsi, éviter les erreurs. Expensya intervient également en amont des dépenses pour préparer un déplacement. “Grâce aux informations saisies par l’utilisateur (adresse départ et lieu d’arrivée) et à Google Maps Platform, Expensya va calculer le montant de son allocation journalière (petit-déjeuner, déjeuner,…) selon les barèmes nationaux ou calculer ses frais kilométriques”, détaille le cofondateur.

 

 » Notre solution de digitalisation des factures est utilisée dans plus de 100 pays. Maps Places API nous apporte cette pertinence et cette continuité d’expérience dans ces 100 pays là « 

— Karim Jouini,
CEO chez Expensya

 

Automatiser la vérification d’une dépense grâce à son contexte géographique

Maps Distance Matrix API, l’API de calcul de distance est utilisée pour estimer la distance jusqu’au lieu renseigné par l’utilisateur. L’application s’appuie également sur Maps Geocoding API pour localiser les adresses reconnues par l’OCR directement depuis les factures. L’application vérifie leur cohérence avec le contexte de la dépense, en les comparant à la base d’adresses de Maps Places API. Expensya est capable de confirmer que la dépense est “normale” parce qu’elle dispose de l’historique du collaborateur et sollicite de l’Intelligence Artificielle pour ce travail. “On sait très bien qu’en février, les prix à Barcelone sont plus élevés en raison des nombreux événements organisés à cette période, ce qui n’est pas le cas en décembre. Nous procédons de la même manière avec les dépenses traitées avec Google Maps Platform pour permettre aux managers de n’avoir à valider que ce qui pose problème”, explique Karim.

Le réseau routier change tous les jours. En cas de contrôle, il peut s’avérer difficile de retrouver le trajet effectué par l’utilisateur, ou de trouver pourquoi une distance est de tant de kilomètres à une date donnée alors qu’aujourd’hui, elle est différente. Pour celà, Expensya a recours à Maps Static API pour garder des preuves, qui seront signées et archivées, car la société est reconnue comme “archiveur à valeur probante” auprès de l’Urssaf (Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales). La visualisation des informations elle, est réalisée avec Maps Javascript API, pour le confort de l’utilisateur.

Google Maps Platform permet à Expensya de fiabiliser l’étape redoutée du contrôle fiscal pour les entreprises. ”Nous observons chez nos clients que la gestion des notes de frais est relativement hétérogène. Or, ces dépenses diverses (tickets restaurants, frais kilométriques,…) s’avèrent aussi complexes à gérer pour les entreprises et elles constituent leur talon d’Achille, jusqu’à devenir un véritable risque pour elles. Les montants concernés peuvent représenter de 8% à 9% de la masse salariale, et ces dépenses qui sont considérées comme des avantages et donc soumis à l’impôt”, précise Karim. En cas d’erreur, celle-ci peut coûter cher. Dans le cadre des frais kilométriques par exemple, c’est Expensya qui va effectuer le calcul d’itinéraire avec Maps Directions API qui servira de base pour le remboursement, l’utilisateur n’aura eu qu’à saisir les adresses de son lieu de départ et d’arrivée. Grâce à la digitalisation de la gestion des données, le contrôleur fiscal peut très rapidement vérifier et se rendre compte du sérieux des informations reportées. Il y a donc un vrai gain de temps en cas de contrôle et un risque d’erreur quasiment éliminé.

 

Faire gagner du temps aux utilisateurs et fiabiliser la saisie des données

« Expensya fait gagner 90% du temps aux collaborateurs, et notre vision, c’est d’arriver à 100%”, proclame Karim Jouini et de poursuivre : ”C’est-à-dire que notre objectif c’est de leur faire oublier ce qu’est une note de frais, tout simplement”. Google Maps Platform joue un rôle majeur dans ce gain de temps. Sur les indemnités kilométriques, les équipes d’Expensya ont pu mesurer qu’au début le gain était d’environ 50% du temps uniquement grâce à l’utilisation d’une bonne solution de cartographie. Le reste des gains est apporté par l’UX (expérience utilisateur) pour faciliter l’étape de la déclaration. Expensya fait également gagner du temps aux autres intervenants, c’est à dire le manager et le comptable. Ensuite, l’application supprime quasiment 100% du risque fiscal et social. Sans oublier la fiabilité de l’OCR associée à Maps Places API : ”Quand nous avons implémenté Places API à la partie reconnaissance de facture, nous avons supprimé 30% des erreurs. C’est quelque chose de très significatif, car ça permet d’enlever l’ambiguïté sur la localisation des fournisseurs”, rappelle le dirigeant d’Expensya.

La géolocalisation est très importante pour l’application, sans pour autant qu’elle soit une donnée considérée comme critique. “C’est une donnée qui est qualitative et qui permet de fiabiliser les autres, tout simplement”, explique Karim Jouini.

Expensya est passé d’une utilisation gratuite de Google Maps à la version payante avec l’introduction de Google Maps Platform. L’entreprise franco-tunisienne a bénéficié des conseils et de l’expertise de Web Geo Services pour réaliser cette transition. En effet, les évolutions tarifaires ont amené la startup à réfléchir sur sa manière d’implémenter les différentes API pour les utiliser à bon escient, à la fois pour des considérations techniques et aussi budgétaires.

Expensya connaît une croissance fulgurante depuis sa création et elle doit faire face comme beaucoup de startups aux effets liés à cette hyper-croissance comme une augmentation du nombre de ses clients et la nécessité pour une entreprise d’attirer de nouveaux talents sans oublier de, maintenir, développer et enrichir l’application. “En 12 mois, tout a été multiplié par 5”, précise le cofondateur d’Expensya. “L’avenir d’Expensya c’est d’équiper les clients d’une solution de paiement intégrée à l’application, qui va réduire encore la saisie des frais professionnels. Nous automatisons, de la demande d’autorisation, à la comptabilité, en passant par le paiement, la facture et l’audit”, conclut Karim Jouini. Certains clients testent déjà cet outil qui devrait être généralisé d’ici début 2021.