Con oltre 5.000 clienti, Expensya si è affermata in poco tempo come un operatore indispensabile nella gestione delle spese e nei viaggi di lavoro. Da 5 anni la scaleup franco-tunisina supporta aziende di diverse dimensioni e settori nel loro processo di digitalizzazione del monitoraggio delle spese. Expensya offre soluzioni innovative che si affidano all’Intelligenza Artificiale per il riconoscimento delle fatture e la gestione dei costi chilometrici, semplificando l’elaborazione e la convalida delle spese.

 

Obiettivi raggiunti

• Riconoscimento degli indirizzi in tempo reale per oltre 100 paesi
• Riduzione del rischio di errore in caso di verifica fiscale
• Archiviazione dei dati cartografici

 

Risultato principale:

• Riduzione del 90% del tempo necessario per inserire le note spese dei clienti

 

La digitalizzazione dell’inserimento e l’elaborazione delle note spesa non si limita solo alle fatture: ad esempio, sono presenti anche le indennità chilometriche che l’azienda paga al dipendente in base ai chilometri percorsi durante un viaggio di lavoro. “Ogni paese ha le proprie normative e numerosi criteri da rispettare: questo crea una situazione estremamente complessa per le aziende. Per rispondere a questa complessità occorre una geolocalizzazione performante e user-friendly e un database esaustivo in cui trovare qualsiasi indirizzo, dal piccolo borgo alla regione, allo stato, al paese“, spiega Karim Jouini, fondatore di Expensya.

Uno dei valori aggiunti di Expensya è la sua capacità di integrare nel sistema la fotografia di una fattura in pochi secondi. In altri termini, l’app è in grado di geolocalizzare automaticamente il luogo in cui è stata effettuata la spesa e di collegarla al contesto dell’utente più velocemente di un impiegato amministrativo che ha in mano solo una fattura cartacea per poter riconciliare la spesa. Expensya sa riconoscere a quale luogo corrisponde una fattura. L’applicazione riconosce l’indirizzo del luogo di acquisto presente sullo scontrino e lo confronta con il database di Maps Places API. “I dati di localizzazione da cui provengono fatture o giustificativi di spesa inseriti dal dipendente consentono a Expensya di riconoscere con estrema precisione le fatture e la loro conformità“, spiega il CEO.

 

Google Maps Platform al servizio della rilevanza e della continuità dell’esperienza

Dopo aver provato altre soluzioni, nel 2016 Expensya ha scelto di affidarsi a Google Maps Platform. “Google Maps ci garantisce una disponibilità del 99,9%. In questo modo riusciamo davvero a essere veloci ed efficaci, sapendo che per Expensya i nostri processi vengono eseguiti in tempo reale sulle fatture. Non abbiamo il tempo di aspettare che l’indirizzo inviato venga analizzato e interpretato prima di ricevere una risposta e Google ci consente questa efficienza. L’altro motivo che ci ha fatto propendere per Google Maps è la sua popolarità tra i nostri utenti, che conoscono già l’interfaccia grafica di questa mappa”, spiega Karim Jouini.

Il terzo motivo che ha convinto Expensya è il database globale degli indirizzi Maps Places API che consente alla soluzione di utilizzare una sola base di dati per verificare gli indirizzi. “La nostra soluzione di digitalizzazione delle fatture viene utilizzata in oltre 100 paesi. Maps Places API ci offre questa rilevanza e questa continuità di esperienza in questi 100 paesi”, conclude il PDG.

Per eseguire le varie fasi dell’elaborazione delle note spese, Expensya si affida a diverse API di Google Maps Platform come ad esempio Maps Geocoding API per visualizzare gli indirizzi di una fattura su una mappa. Nel caso dei costi chilometrici, gli utenti hanno accesso a un modulo che utilizza Maps Directions API per ricostruire i loro viaggi quando questi si articolano in più tappe. L’app si avvale anche di Maps Distance Matrix API per misurare le distanze percorse.

L’utente utilizza l’immissione predittiva (completamento automatico) dell’API di Maps Places API che interroga il database di indirizzi più aggiornato sul mercato, evitando così qualsiasi errore. Expensya interviene anche a monte delle spese di preparazione di un viaggio. “Grazie alle informazioni inserite dall’utente (indirizzo dei punti di partenza e arrivo) e a Google Maps Platform, Expensya è in grado di calcolare l’importo dell’indennità giornaliera (colazione, pranzo, ecc.) in base ai parametri nazionali o i costi chilometrici”, ci spiega il co-fondatore.

 

“La nostra soluzione di digitalizzazione delle fatture viene utilizzata in oltre 100 paesi. Maps Places API ci offre questa rilevanza e questa continuità di esperienza in questi 100 paesi”

— Karim Jouini,
CEO at Expensya

 

Automatizzare la verifica di una spesa grazie al contesto geografico

Maps Distance Matrix API, l’API di calcolo delle distanze, è utilizzata per stimare la distanza dalla posizione specificata dall’utente. L’applicazione si basa anche su Maps Geocoding API per individuare gli indirizzi riconosciuti dall’OCR direttamente dalle fatture. L’applicazione verifica la loro coerenza con il contesto della spesa, confrontandoli con il database degli indirizzi di Maps Places API. Expensya è in grado di confermare se la spesa è conforme perché conosce lo storico delle trasferte del dipendente e si avvale dell’Intelligenza Artificiale. “Ad esempio, sappiamo molto bene che a febbraio i prezzi a Barcellona sono più alti a causa dei tanti eventi organizzati in quel periodo, cosa che non succede a dicembre. Procediamo allo stesso modo con le spese elaborate con Google Maps Platform per consentire ai responsabili di dover convalidare solo ciò che risulta davvero problematico”, spiega Karim.

La rete stradale si aggiorna continuamente. In caso di verifica, può essere difficile ritrovare il percorso scelto dall’utente o scoprire perché una distanza era così elevata in termini di chilometri in una determinata data mentre oggi è così diversa. A tale scopo, Expensya ha scelto Maps Static API per conservare prove che saranno firmate e archiviate: difatti, l’azienda è riconosciuta come “archiviatore con valore probatorio” nei confronti dell’Urssaf (Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, Unione per la riscossione dei contributi previdenziali e degli assegni familiari). La visualizzazione delle informazioni avviene mediante Maps JavaScript API, per una maggior comodità dell’utente.

Google Maps Platform consente a Expensya di rendere la temuta fase di verifica fiscale più affidabile per le aziende. “Notiamo che la gestione delle note spese dei nostri clienti è piuttosto eterogenea. Queste spese così variegate (scontrini del ristorante, costi chilometrici, ecc.) possono rivelarsi difficili da gestire per le aziende -un vero e proprio tallone d’Achille in alcuni casi-, al punto da costituire un rischio concreto. Gli importi in questione possono rappresentare l’8-9% del libro paga e queste spese sono considerate benefit, quindi, soggette a tassazione”, precisa Karim. Insomma: se commetti un errore, può costarti caro. Nel contesto dei costi chilometrici ad esempio, Expensya calcolerà il percorso con Maps Directions API e questo dato sarà alla base del rimborso; l’utente dovrà solo inserire gli indirizzi del punti di partenza e arrivo. Grazie alla digitalizzazione della gestione dei dati, il revisore fiscale può verificare e rendersi conto in un attimo della veridicità delle informazioni riportate. Il risparmio di tempo è notevole in caso di ispezione e i rischi di errore sono pressoché azzerati.

 

Far risparmiare tempo agli utenti rendendo più affidabile l’immissione dei dati

“”Expensya fa risparmiare ai nostri collaboratori il 90% del tempo; tuttavia, noi puntiamo al 100%”, dichiara Karim Jouini. E aggiunge: “Ciò significa che il nostro obiettivo è far dimenticare loro cosa sia una nota spese”. Google Maps Platform riveste un ruolo chiave in questo risparmio di tempo. Per quanto concerne le indennità chilometriche, i team Expensya hanno riscontrato che all’inizio il risparmio di tempo era di circa il 50% solo grazie all’utilizzo di una buona soluzione cartografica. Gli altri miglioramenti sono legati all’UX (esperienza utente) per facilitare la fase di dichiarazione. Expensya fa risparmiare tempo anche ad altre parti interessate da questo processo, ossia il responsabile e gli addetti all’amministrazione. Quindi, l’applicazione elimina virtualmente il 100% dei rischi fiscale e aziendale. Senza dimenticare l’affidabilità dell’OCR associato a Maps Places API: “Da quando abbiamo implementato Places API nella fase di riconoscimento fatture, abbiamo eliminato il 30% degli errori. È un dato davvero significativo, perché aiuta a cancellare ogni ambiguità sulla posizione dei fornitori”, sottolinea il direttore di Expensya.

La geolocalizzazione è cruciale per l’applicazione, ma non è da intendersi come un dato critico. “È un dato qualitativo e che consente di rendere gli altri più affidabili, molto semplicemente”, spiega Karim Jouini.

Expensya è passata dall’utilizzo gratuito di Google Maps a una versione a pagamento con l’introduzione di Google Maps Platform. Durante questa transizione, l’azienda franco-tunisina ha beneficiato della consulenza e delle competenze di Web Geo Services. Difatti, le variazioni tariffarie hanno portato la startup a riflettere sul proprio modo di implementare le varie API per utilizzarle più intelligentemente, sia a fini tecnici che di bilancio.

Expensya ha assistito a una rapida crescita sin dalla sua creazione e, come molte startup, oggi deve affrontare gli effetti legati a questa iper-crescita, quali l’aumento del numero di clienti e la necessità interna di attrarre nuovi talenti senza dimenticare di mantenere, sviluppare e arricchire l’applicazione. “In 12 mesi, tutto è stato moltiplicato per 5”, afferma il co-fondatore di Expensya. “Il futuro di Expensya è fornire ai clienti una soluzione di pagamento in-app, che ridurrà ulteriormente l’ingresso delle spese aziendali. Automatizziamo tutto, dalla richiesta di autorizzazione alla contabilità, inclusi il pagamento, la fatturazione e l’audit”, conclude Karim Jouini. Alcuni clienti stanno già testando questo tool, che dovrebbe essere lanciato all’inizio del 2021.